Categorie
Articoli

Revisione di Job Description e Organigramma: come non “perdersi” nei processi di riorganizzazione aziendale

La fase 3 del progetto PriMI si concentra sulla costruzione di una struttura aziendale a sostegno degli obiettivi di sviluppo dell’azienda

La fase centrale del progetto PriMI si focalizza sull’analisi e sulla definizione dell’organizzazione ideale in relazione alla strategia aziendale. Dopo aver mappato i processi chiave tramite il metodo SIPOC  (Supply Input Process Output Customer), di cui vi abbiamo parlato nel precedente articolo, il progetto si concentra sulla definizione delle posizioni chiave attraverso l’analisi e la revisione dell’organigramma aziendale e delle Job Description.

Nello specifico, un organigramma è la rappresentazione grafica delle relazioni tra le diverse posizioni/ruoli presenti in azienda; mentre la job description è la specificazione dei compiti, delle responsabilità, delle competenze del ruolo specifico, preso in considerazione.

Dal punto di vista dell’organizzazione, questi documenti sono fondamentali per permettere una strutturazione ottimale dell’azienda e una gestione efficace delle persone che ricoprono i diversi ruoli aziendali.
Gli usi più comuni della Job Description sono:

  • Determinare il ruolo o la posizione all’interno della struttura dell’organizzazione
  • Definire i criteri di ricerca durante un percorso selettivo
  • Fornire al collaboratore le aspettative richieste dal ruolo
  • Aiutare a fissare obiettivi e target per la posizione
  • Supportare nella valutazione delle prestazioni lavorative del dipendente
  • Formulare piani di formazione e sviluppo

Una Job Description a tutto tondo dovrebbe identificare chiaramente lo scopo del ruolo, nonché i compiti chiave da svolgere e le principali responsabilità della posizione. Il documento di solito include anche il nome o la posizione a cui si riporta, con indicazioni in merito al tipo di relazione (staff/line). Inoltre, è possibile indicare set di abilità, background formativo e qualifiche, nonché quali competenze trasversali (soft skills) propedeutiche allo svolgimento delle attività della posizione.

Da queste definizioni appare chiaro come job description e organigramma siano strettamente interconnessi e contribuiscano entrambi a migliorare la qualità della struttura dell’organizzazione.

La forte interconnessione tra i due si evince ancora di più nelle utilità dell’uso di un organigramma:

  • Individuazione delle responsabilità;
  • Definizione dei flussi di comunicazione;
  • Chiarezza nella struttura gerarchica e maggiore facilità nell’individuare i membri del team e i responsabili
  • Accoglienza delle nuove risorse, facilitandole nel capire l’organizzazione dell’azienda e nell’individuare le persone giuste a cui rivolgersi in caso di necessità.
LA FASE 3 DEL PROGETTO PRIMI: LE PERSONE GIUSTE

Le fasi centrali del progetto PriMI prevedono un importante lavoro su questi aspetti. Così come tutte le aziende hanno necessità, obiettivi e caratteristiche differenti, così anche tutti gli organigrammi sono diversi tra loro e devono essere costruiti in modo tale da poter supportare efficacemente lo sviluppo dell’azienda nella direzione che si è scelta.

Approfondisci le fasi e gli strumenti del progetto PriMI

Per questo motivo, i consulenti PriMI effettuano un’attenta analisi delle posizioni chiave attraverso la definizione di Job Description e procedono ad un ridisegno dell’Organigramma nel caso questo non sia adatto a supportare il processo di cambiamento e sviluppo dell’azienda.

La definizione delle Job Description permette non solo di definire il “chi fa che cosa” ma anche “cosa fa” ed il “campo da gioco” delle responsabilità, delle attività necessarie e dei requisiti di conoscenze tecniche e formative da possedere per permettere di sviluppare l’idea di business che si ha in mente. L’organigramma permette di tradurre in uno schema le responsabilità ed il flusso di lavoro: è così possibile individuare sovrapposizioni, mancanze o disorganizzazione nel portare a termine efficacemente le attività organizzative.

In PriMI si lavora con le persone, coinvolgendo collaboratori appartenenti a diverse aree aziendali e corrispondenti a diversi livelli di responsabilità e gerarchia per approfondire i loro ruoli, relazioni e ambiti di attività e comprendere la situazione presente. Il passo successivo è quello di valutare i profili di competenze delle persone, al fine di comprendere se le skill presenti all’interno dell’azienda sono coerenti con gli obiettivi e le competenze richieste dal nuovo assetto organizzativo che si sta definendo. Sarà così possibile individuare chiaramente la presenza di gap da colmare e poter pianificare per tempo azioni di supporto, percorsi formativi o revisioni dell’organigramma così da ottenere una struttura organizzativa perfettamente funzionale rispetto ai nuovi obiettivi e in grado di supportare lo sviluppo futuro dell’azienda.

Solo avendo una chiara consapevolezza dell’ “as is” dell’azienda e di come è strutturata al giorno d’oggi, è possibile partire per costruire il “to be”, l’obiettivo finale coerente con i piani di sviluppo e la visione dei vertici aziendali e individuare così risorse, processi necessari per raggiungerlo. Lavorare su questi strumenti significa infatti avere conoscenza della propria organizzazione e del percorso che si vuole tracciare, avendo chiari i propri obiettivi di crescita e sviluppo.

Sei interessato ad applicare PriMI nella tua azienda?

Contatta un nostro consulente