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S.I.P.O.C.: un efficace metodo per la mappatura dei processi

 

Nell’articolo precedente, abbiamo parlato di quanto la mappatura delle attività sia il presupposto per raggiugere gli obiettivi prefissati in maniera efficiente. Permettendo di individuare quali risorse sono necessarie per svolgere un processo, quindi quali competenze per realizzare un’attività, chi fa cosa e quali sono gli aspetti che ci permettono di parlare di efficienza organizzativa.

Per fare una mappatura puntuale dei processi aziendali, i consulenti PriMI utilizzano la metodologia SIPOC: in questo articolo vi parleremo di questo interessante metodo, approfondendo in che modo viene utilizzato nell’ambito del progetto PriMI.

Se non sono rispettate queste due condizioni, tutto quello che fai è classificabile come Spreco:

  • Il cliente è disposto a pagarti per quelle che fai?
  • Quello che fai va bene al primo colpo?

Se nella tua azienda non ci sono sprechi non leggere questo articolo.

Le attività svolte in azienda sono collegate tra loro secondo legami e relazioni che costituiscono flussi di eventi conosciuti come processi (acquisizione degli ordini, produzione, spedizioni, etc., etc.). I processi vengono attuati dalle persone portando avanti pratiche e procedure che non sempre sono state pensate per soddisfare le due condizioni di sopra, ma che soprattutto difficilmente vengono adattate e rinnovate alla luce dei cambiamenti del mercato e della nostra organizzazione.

In buona sostanza non sempre sappiamo:

  • per chi svolgiamo una certa attività;
  • a cosa serve;
  • se il cliente finale è disposto a pagarmi per svolgerla;
  • se il mio collega la fa nello stesso modo e con gli stessi strumenti che uso io.

Grazie alla mappatura dei processi, realizzata attraverso la tecnica nota come SIPOC, potrai rispondere a queste domande in maniera univoca e lo potrai fare assieme a tutti coloro che con te, in azienda, si trovano ad operare sul processo che vorrai esaminare.

Il metodo che adottiamo con PriMI si basa sia su strumenti di business design, post-it colorati e pennarelli, sia su un set di strumenti di lavoro (schede processo, diagrammi di flusso, data base di attività), che ti consentiranno di proteggere il lavoro svolto, condividerlo con tutti coloro ai quali vorrai renderlo noto e poterlo modificare in autonomia in caso di future variazioni.

Progetto PriMI – Fase 2

Scopri di più sul progetto PriMI

COS’È IL S.I.P.O.C

S: suppliers, o fornitori
I: input, o ingressi/immissioni/stimoli
P: process, o processi aziendali
O: outputs, o produzione
C: customer, o clienti

Le persone, singolarmente prese o meglio ancora in team, lavoreranno per mappare il flusso delle attività svolte nel proprio ufficio/reparto, al fine di individuare le aree di miglioramento e/o di sviluppo e le aree di spreco.

Di seguito un esempio di mappatura della richiesta di offerta.

Metodologia SIPOC
COME SI CREA IL SIPOC

La realizzazione dello schema SIPOC prevede 6 semplici passaggi che saranno poi riportati sui post-it:

  • Definire le macro attività nelle quali si scompone il processo: acquisizione richiesta, progettazione grafica, preventivazione.
  • Identificazione degli Input: mail, telefonata, manoscritto, colloquio…
  • Identificazione degli Output: informazioni del cliente, informazioni commerciali,…
  • Definizione di clienti e fornitori del processo: agenti, commerciali interni, ufficio stile, ufficio commerciale,…
  • Definizione delle metriche di monitoraggio dei processi: tempi delle attività, quantità delle attività svolte,…
  • Definizione e condivisione delle prestazioni attese: cosa mi aspetto di ottenere
  • Definizione e condivisione delle azioni di miglioramento: cosa dobbiamo cambiare

L’uso dei post-it e dei fogli di carta rende immediata la possibilità di apportare variazioni, aggiunte o correzioni, semplicemente spostando i post-it, riscrivendoli, buttandoli via o aggiungendo nuovi pezzi alla mappatura.

Processi chiave

In sintesi, la metodologia SIPOC permette di costruire il processo aziendale identificandone gli attori e i vari passaggi e individuando così, anche in maniera visiva, eventuali sprechi di tempo e di risorse. In questo modo si avrà un’idea chiara di come funziona l’azienda e si otterrano indicazioni sui passaggi da migliorare e su cui andare ad agire nelle fasi successive del progetto PriMI.

Vorresti fare una mappatura dei processi nella tua azienda?

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