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Conoscere l’azienda per migliorare l’efficienza: l’utilizzo della mappatura dei processi

Una delle fasi più importanti nel progetto PriMI è la mappatura dei processi. Strumento molto importante per comprendere la struttura aziendale, diventa indispensabile nei percorsi di rinnovamento dell’organizzazione poichè permette di capire in che modo ridefinire la struttura interna e su cosa puntare per supportare l’azienda nel suo sviluppo.
Ma cosa si intende per “processi” e in cosa consiste la loro mappatura?

I processi aziendali: la declinazione pratica della strategia

Partendo dalle definizioni degli studiosi delle organizzazioni possiamo intendere l’insieme dei processi organizzativi di una azienda come la declinazione pratica della strategia aziendale per generare output di maggior valore per il cliente, sfruttando in maniera efficace le risorse di cui si dispone internamente.

Un’azienda infatti, per essere competitiva e rispondere alle richieste del mercato, ha necessità di sfruttare in maniera efficiente la propria struttura organizzativa ed essere capace di adattarsi ai continui mutamenti e alle sfide del settore in cui opera.

Per fare ciò è necessario verificare se i propri processi interni siano allineanti a tal fine. Vengono quindi messe in campo delle attività di monitoraggio che permettono di individuare le criticità del proprio core-business, con l’intento di migliorare aspetti operativi e i relativi risultati economici generali. Queste pratiche di monitoraggio permettono di ottenere vantaggi quantitativi e qualitativi che possono concretizzarsi in migliori livelli di produttività e/o servizi offerti, con un impiego più efficiente delle risorse di cui si dispone. Il monitoraggio costante presuppone però un’attività a monte: la mappatura del processo, termine con il quale, citando Gandolfi, ci si riferisce alla rappresentazione grafica delle informazioni sostanziali di come un processo viene svolto nell’organizzazione.

In particolare la mappatura di processo permette di identificare, descrivere e documentare le modalità di funzionamento dei sistemi aziendali.

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I benefici della mappatura dei processi

Mappare in maniera chiara e precisa i processi aziendale aiuta l’organizzazione a conoscersi meglio e a riconoscere il proprio sistema interno, permettendo un migliore allineamento degli aspetti che compongo i processi agli obiettivi strategici grazie ad una visione sistemica di come le varie attività funzionano ed interagiscono tra loro. Il ritorno immediato di un’attività di mappatura è che la descrizione puntuale dei processi permette di vedere subito la presenza di mancanze, sovrapposizioni, incongruenze, inefficienze, ritardi e rischi che spesso sono connaturati alle attività dell’impresa. Per le aziende, grandi come le piccole e medie, la mappatura dei processi diviene un importante strumento da utilizzare per migliorare il coordinamento e la collaborazione tra funzioni e ruoli.

Ma non pensiate che sia un’attività utile solo ad aziende di grandi dimensioni o con una struttura interna molto complessa: nelle PMI la mappatura di processo rappresenta un momento per mettere ordine, induce a definire chiaramente i ruoli, le responsabilità e le modalità per svolgere i compiti e a stabilire procedure interne comuni e condivise.

Il presupposto fondamentale di questa attività è che si sviluppi un’efficace collaborazione con gli attori aziendali coinvolti nei processi. Il loro coinvolgimento è fondamentale: solo chi ogni giorno svolge le attività in azienda è capace di raccontare la realtà del processo e permetterci di individuare step inutili o sovrapposizioni di attività.

Quindi perché è utile mappare i processi?

Innanzitutto, la mappatura di processo supporta l’azienda ad una maggiore strutturazione e standardizzazione del lavoro e delle modalità di gestione delle attività.

Inoltre permette agli attori coinvolti nell’attività di comprendere la logica di un processo, ai vertici aziendali di raggiungere una visione chiara e sistemica dell’intera organizzazione, ai manager per aver un maggior conoscenza di ciò che avviene nella propria area e essere più capaci di rispondere alle nuove sfide.

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La mappatura dei processi come fase del progetto PriMI

In conclusione, la mappatura delle attività è il presupposto per raggiugere gli obiettivi prefissati in maniera efficiente: permette di individuare quali risorse sono necessarie per svolgere un processo, quindi quali competenze per realizzare un’attività, chi fa cosa e quali sono gli aspetti che ci permettono di parlare di efficienza organizzativa.

Per questo motivo rappresenta una fase molto importante anche nel progetto PriMI e ha una duplice utilità per l’azienda: fornendo un’immagine chiara della struttura aziendale al momento, permette di individuare e colmare inefficienze nei processi interni e rappresenta un punto di partenza per progettare un differente sviluppo dell’azienda.
Per fare una mappatura puntuale dei processi aziendali, i consulenti PriMI utilizzano la metodologia SIPOC: nel prossimo articolo vi parleremo di questo interessante metodo, approfondendo in che modo viene utilizzato nell’ambito del progetto PriMI.

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