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Benvenuti nella giungla dello smart working

Fino a pochi mesi fa le esperienze di smart working erano eccezioni; oggi invece l’emergenza sanitaria che stiamo vivendo ha accelerato i tempi. Volente o nolente ormai qualsiasi azienda deve fare i conti con questo nuovo paradigma organizzativo, ma fornire ai propri collaboratori gli strumenti tecnologici ed essere in privacy compliance non sono gli unici elementi necessari per far diventare il lavoro davvero “smart“.

Le aziende che conducono analisi dei processi interni per implementare un sistema di smart working efficace sono aziende più evolute, mentre le altre purtroppo si limitano a raggiungere dei target numerici aderenti alle normative e nella migliore delle ipotesi a dotare le proprie risorse umane di un pc portatile aziendale.

La risposta del mercato alla nuova esigenza

Le soluzioni più visibili sono quelle a taglio standard, variabile in base alle dimensioni dell’azienda cliente e dedicate a chi va cercando risposte rapide e forse molto (troppo) orientate ai processi ed al conto economico e capaci di garantire funzioni di monitoraggio a distanza.

Per una Direzione Aziendale evoluta l’obiettivo fondamentale anche (e soprattutto) in questo periodo storico sarà cercare di mantenere la stessa proposta di valore da offrire al cliente, indipendentemente dal lavoro in presenza oppure in smart working. Per farlo, oltre che ad analizzare e valutare le modifiche necessarie ai processi di lavoro in funzione dell’introduzione del lavoro a distanza, sarà necessario anche identificare nuove competenze e supportare lo sviluppo di queste nuove abilità nelle proprie risorse umane. I manager ora più che mai devono essere muniti di una forte leadership, improntata non al controllo ma alla delega ed alla condivisione degli obiettivi aziendali con le proprie persone e queste ultime a loro volta devono essere formate per convivere con questi cambiamenti.

Riteniamo quindi che oltre a nuovi strumenti informatici ed al controllo delle dinamiche sui costi, siano altrettanto importanti le persone sulle quali l’azienda deve investire per ritagliare su misura questo nuovo impianto organizzativo.

Un cambiamento organizzativo di tale impatto come l’introduzione dello smart working, che va ad influire su tutti gli aspetti dell’azienda (processi, persone, relazioni), non può essere condotto semplicemente applicando e calando dall’alto delle soluzioni preconfezionate, ma va tarato sulle esigenze e sulle peculiarità della specifica realtà organizzativa.

Gli elementi da considerare per l’implementazione dello smart working

Ci sono degli elementi che la direzione e le risorse umane devono tenere in considerazione per rendere efficiente il passaggio allo smart working:

  • Non tutte le persone sono ugualmente motivate e portate per il lavoro a distanza: comprendere quali caratteristiche e predisposizioni meglio convengono verso lo smart working sarà molto importante.
  • Pianificare l’agenda, gestire i tempi di lavoro a distanza è diverso e più complesso rispetto alla pianificazione dell’agenda ufficio e, se possibile, più importante.
  • Il time management con i suoi risvolti anche relativi alla gestione dell’ansia e del senso di “non compiuto” assume maggiore rilevanza.
  • È fondamentale trovare nuove modalità di team working e team building, poiché compattare il team solo attraverso la figura del leader potrebbe non essere più sufficiente.
  • Le aziende e i manager devono conoscere e poi lavorare sul livello e sulla qualità della fiducia interna per permettere al seme della responsabilità individuale e del committment di germogliare. In assenza di un sistema di relazioni positivo e basato sulla fiducia potrebbe essere molto difficile sostenere e supportare i collaboratori nel cambiamento a cui sono chiamati.
  • È necessario essere coerenti con il percorso verso lo smart working anche quando arrivano le iniziali inefficienze e anche quando qualcuno può deludere le aspettative. Le persone non credono sulla parola ma sulla base delle azioni concrete.
  • L’approccio culturale aziendale all’errore va analizzato e, talvolta, modificato, per supportare i manager nel loro percorso di crescita verso un modello di gestione meno controllante e più legato agli obiettivi, allo sviluppo di progetti, alla crescita delle competenze e dell’autonomia. Non è infatti possibile chiedere ai manager di sviluppare una nuova modalità di lavoro, imparare a gestire obiettivi invece di controllare ritmi e modalità di lavoro con il rischio di errori e di inefficienze se la cultura aziendale non accoglie l’errore. Solo la convinzione che l’errore è parte del processo di cambiamento può infatti aiutarli a superare le loro resistenze e i timori di non essere in grado di portare gli stessi risultati.
  • È centrale sviluppare reali abilità di delega anche riconoscendo i timori e le paure di chi è abituato a controllare. Questo è fondamentale per costruire l’impalcatura sulla quale si reggerà un modo nuovo di lavorare che includa lo smart-working.
  • Le competenze relazionali  assumono un ruolo ancora più centrale, per questo occorre lavorare nello specifico anche su questi aspetti. Più ci sono barriere da abbattere, più è importante essere attrezzati per farlo. Non si deve infatti commettere l’errore di credere che la distanza finirà per mettere in secondo piano le abilità relazionali per dare significato e sostanza solo al contenuto, anzi, sono proprio le relazioni interpersonali e la capacità di mantenerle a distanza il “collante” del team nel momento in cui verrà a mancare la quotidiana condivisione degli spazi in ufficio.

Smart PriMI: la risposta per le aziende che vogliono implementare lo smart working

PriMI può affiancare le aziende in questo importante percorso di cambiamento organizzativo. Applicando gli stessi 4 step del progetto ma tarando le diverse attività su un obiettivo specifico, è possibile preparare l’azienda e le persone ad un’efficace implementazione dello smart working.

Il risultato nell’immediato sarà quello di mettere in sicurezza l’azienda, i collaboratori e le loro famiglie permettendo loro di lavorare, in efficienza, direttamente da casa. Nel lungo termine questo rappresenterà un vero e proprio punto di svolta per la propria organizzazione, rendendola moderna, flessibile e pronta ad affrontare con successo le sfide future.

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